20.時間　仕事の効率化

時間を大切にするために最も重要なのは”健康”、
次に大切なのは効率的な時間の使い方と思います。

健康を維持して時間を増やし、仕事を効率的に進め、
如何に自分と家族の為に「時間＝命」を使うかが重要と思います。

脳梗塞後遺症の為、徹底的に効率的に仕事をせざるを得なくなり、
長時間勤務で何とかしていた仕事スタイルから、
質を落とさずに限られた時間内で完遂するスタイルに180°変えました。

ポイントは下記です。
①明確な計画を立てて関係者と確実に共有化

②迅速に判断

③徹底してトラブルを未然回避

④仕事の優先順位を明確にし優先順に1つづつ完遂
＊特に他人の判断や依頼が必要で面倒な仕事は最優先

⑤約束を確実に守る

⑥会議の充実
目的を明確にし資料事前配布＆結論を出して議事録で共有化

【詳細】
脳梗塞からの復帰後は、残業ゼロでも、
後遺症のため頭が疲れ帰宅後はベッドに横たわるだけの毎日でした。

結局、退職しましたが、
負担の少ない仕事ができる会社に再就職させてもらうことができました。

もし、人生が終わっていたり、
後遺症で全く働けなくなっていたら効率化もなにもありません。

若い頃は、体が丈夫なので無理ができてしまいますが、
普段から健康を強く意識した生活をお勧めします。

年齢を重ねた時に差がでます。
私の先輩にも50歳前後で大病を患った方々が少なくありません。
後で後悔してもどうしょうもありません。

つまり、
仕事の効率化には、次の2つの意味があると考えています。

健康維持
健康には、適量の良質な食事に加え、十分な睡眠、低いストレスが重要。

自分のために使う時間を増やす

若い方には、徹底して仕事を効率化し、
定時で帰る習慣つくりを強くお勧めします。

そして、
捻出した貴重な時間でスキルアップ、複業など自分の将来に投資すべきです。

国も会社も自分を最後までは守ってくれません。

但し、
本末転倒にならないようプロとしての意識を高く持ち仕事の質を徹底して高く保つ必要があります。

私が行った、具体的な仕事の効率化策を以下にまとめてみました。

後遺症のため残業ができなくなったものの、
家族とともに生きてゆくには仕事でお金を稼ぐ必要があります。

トラブル、突発の火種を消しつつ、出張の平準化含め、
定時内で無理なくこなせる様に必死で工夫しました。

改めて見ると、当たり前のことばかりで、今でも十分できていませんが、
以前はこれが殆ど出来ていませんでした。

【具体的な仕事の効率化策】
計画＆関係者全員との共有化
締め切りから考えた細かいスケジュールを立て、関係する人と事前に調整。

方針、役割分担、スケジュールを明らかにして共有化。

きめ細かい中間チェック（会話）。

以前より数ヶ月早く色々なことを発信するようにした結果、
誰もスケジュールを入れない時なので、
スケジュール調整がとても楽でしたし、
締め切り直前で慌てて長時間労働で穴埋めすることが無くなりました。

同僚の時間を奪ってしまうことも減ったと考えています。

判断の迅速化
先々の計画を明確にすることで、
頭の中が整理され、素早く判断できるようになりました。

長い時間悩んでも、すぐに決めても、結論はほとんど同じという実感です。
メール返信は、基本は1時間以内、遅くても同日中。

トラブル徹底回避
トラブルが起こると、大きな時間の無駄になるとともに、
崩れた計画の挽回に大きく時間を取られてしまします。
火種は速攻で消火。

その為、中間点で丁寧に確認すると共に、
”悪い話ほどすぐ聞きたい”ことを関係する同僚にお願いしました。

相談して貰えやすい人間関係作りも重要です。

優先順位の明確化
出退勤電車内の約1時間は、状況をじっくり整理し、
優先順位を付けることに使いました。

手間が掛かるものの、放っておくと騒ぎになる恐れのある仕事、
他の人の判断・対応がないと次に進めない仕事などは、
すぐ進めるのがポイントです。

約束を必ず守る
相手の時間=命を無駄にしない。
締め切りは当然、面談の開始・終了時間も厳守。

万一遅れてしまう場合は、できるだけ早く連絡する。

その他
打ち合わせ準備の徹底
社内、社外含め、打ち合わせの準備をしっかり行い、
会話したいこと、自分の考えなどをまとめた紙を
事前に配るようにしました。

これにより、打ち合わせ時間も短くでき、回数も減ることで、
自分以外の人も含めた時間の節約になったと思います。

最後に、私の32年のサラリーマン生活の経験から思うことですが、
“無駄な仕事は無い”と感じています。

若い頃、雑用で無意味だと感じていた仕事の経験が、
役立つことが少なくありません。

以上、当たり前のことばかり書いてしまいました。

基本的なことが約30年も出来ていなかった事をさらけ出しており、
恥ずかしい思いですが、
私の失敗が参考になり、
皆さんの将来の為に使う時間が増え、
行動に繋がり、日本が明るくなってゆくと嬉しいです。

日本が明るく元気にならないと、
私と妻が将来貰う年金が減り困ってしまいます。